Reorganisatie secretariaat Evides Infra.

Het secretariaat van Evides Waterbedrijf stond voor een verandering. Organiqe (voormalig Caryat Management Support) heeft het projectsecretariaat nieuw leven ingeblazen. We zorgden voor o.a. de juiste procesbeschrijvingen en de opzet van het projectarchief.

Robbert Ephraïm, Hoofd Projectrealisatie, Evides Infra

“Het projectsecretariaat van Evides Infra had een vernieuwende impuls nodig. De pro-actieve, zelfstandige en voortvarende aanpak van Organique garandeert ons een succesvol resultaat van dit project.”

Van Steensel Assurantiën heeft een lange historie, waarin de mensen zich met recht in de geest van de oprichter “Rotterdammers met opgestroopte mouwen” mogen noemen. Hiermee slepen zij in de regel het beste voor de zakelijke of particuliere klant uit het vuur, zowel bij het sluiten van een verzekering als bij het verhalen of behandelen van een schade.

Omdat er bij Van Steensel de drang is om mensen zo goed mogelijk op te leiden en de vakkennis zo hoog mogelijk te houden kreeg Organique (nog bij voormalig Caryat) de vraag om een dagdeel telefoniste/receptioniste te leveren gedurende een interne brainstorm/training/overleg bij van Steensel. Natuurlijk hebben wij ook gelijk onze mouwen opgestroopt en heeft onze kantoorgenoot Barbara op de locatie van Van Steenstel de telefonische bereikbaarheid opgevangen. Na deze eerste ervaring kregen wij al snel een vervolgopdracht met het verzoek of Barbra “want daar zijn we aan gewend” nog een dagdeel het kantoor kon bemannen.

Voor Organique is dit de “ondersteuning op maat” welke wij willen bieden!

Han Hegge van Canguru IT over Organique:

“De virtuele assistent past in “het nieuwe zaken doen” en is perfect te combineren met het werken in de cloud. Organique verzorgt sinds een aantal jaar de backoffice van Canguru. Op een accurate en deskundige wijze weet Organique ons op zowel secretarieel, als op projectmatig gebied te ondersteunen. Precies op de manier die wij wensen en die bij ons past.

Canguru is voorstander van het flexibel kunnen inzetten van de kerncompetenties. Elk bedrijf moet doen waar het goed in is. Organique neemt het secretariële deel van onze organisatie uit handen, waardoor wij ons kunnen focussen op onze core-business.

Wij zijn tevreden over de ondersteuning die de dames van Organique ons bieden. Onze klanten worden netjes te woord gestaan en Organique wordt ervaren als “de office-manager” van Canguru en dus als onderdeel van ons bedrijf. Wij horen met grote regelmaat van klanten of wij een nieuwe secretaresse hebben. Zij hebben absoluut niet het gevoel dat zij met een call-center o.i.d. te maken te hebben.

“Wij zijn van plan om nog jaren gebruik te blijven maken van de diensten van Organique.”

Het Spine & Joint Centre is een poliklinisch revalidatiecentrum, gespecialiseerd in het behandelen van chronische pijnklachten, vooral aan rug-, bekken en nek. Onze visie en werkwijze is zeer succesvol gebleken, waardoor de vraag naar onze behandeling zeker de laatste jaren is toegenomen. Door onze groei werden we ermee geconfronteerd dat een aantal organisatorische zaken onvoldoende in de organisatie kon worden opgepakt.

Daarom hebben we Organique (destijds onder de naam Caryat Management Support (red.)) ingeschakeld en dat bleek de perfecte match. In de hectiek van het herordenen van ons administratief systeem, een groot huisvestingsproject, het opzetten van een kwaliteitsmanagementsysteem en ook nog eens het vernieuwen van onze softwarepakketten, bleken zij een rots in de branding.

Ik durf te stellen dat de inbreng van Organique er mede voor gezorgd heeft, dat wij nu in een nieuw prachtig pand zitten, onze administratieve organisatie een betere structuur heeft en wij ons zonder zorgen op het behandelen van onze patiënten kunnen richten. Inmiddels hebben wij samen met Organique een Office Manager kunnen aanstellen, waardoor wij nu ook op eigen kracht de controle houden over ons administratieve systeem. Office management en secretariële ondersteuning is een vak apart. Dat is de basis van je organisatie en daar moet blindelings op vertrouwd kunnen worden. Met dank aan Organique!

De Inkoopcombinatie West-Brabant (ICWB) is een samenwerkingsverband van 13 zorginstellingen in het zuidwesten van Nederland, opgericht om, dankzij schaalvergroting, gezamenlijk goedkoper goederen en diensten t.b.v. ouderenzorg in te kunnen kopen. Organique voert het secretariaat en projectbureau van ICWB zowel op locatie als op afstand als virtueel assistent. De werkzaamheden bestaan onder andere uit het organiseren en notuleren van vergaderingen, het samenstellen van werkgroepen,  het opstellen van jaarplannen en het bewaken van de opvolging van actiepunten uit de vergaderingen. Als een echte spin in het web ontzorgt Organique de ICWB-leden servicegericht en proactief. Dankzij de punctualiteit van Organique-professionals, worden deadlines gehaald.

DoorDeWijks zet zich in om wijkbewoners in Rotterdam en Lansingerland bij elkaar te brengen. Mensen die wat tijd beschikbaar hebben en graag willen helpen, ‘Doordewijkers’,  koppelen wij aan wijkgenoten met een hulpvraag. Het gaat om praktische, op maat geboden hulp aan huis, zoals opruimen, computerhulp, koken, tuinieren, chauffeur zijn, begeleiding bij een bezoekje aan de dokter et cetera. Klanten hebben geen indicatie nodig en er zijn geen wachtlijsten. Omdat wij werken met een vast uurtarief van €10,50 is onze hulp zelfs voor mensen met een kleinere portemonnee betaalbaar.

Dat wij werken met vrijwilligers in de organisatie heeft heel veel voordelen. Het nadeel is dat vrijwilligers niet fulltime beschikbaar zijn om telefoontjes met hulpvragen te beantwoorden en op te volgen. Onze telefonische bereikbaarheid liet te wensen over. Een mobieltje onderin een boodschappentas werd al dan niet beantwoord. Met mijn handen in het haar zochten we een goede, betaalbare oplossing.
Zo kwamen we bij de secretariaatsdiensten van Organique. Wat een enorme opluchting! 
De dames van Organique beantwoorden élk telefoontje en luisteren met veel zorg en aandacht naar de hulpvragen van onze klanten. In no-time waren deze professionals zo thuis in onze manier van werken, dat zij hulpvragen direct konden matchen met onze Doordewijkers. Zo hebben wij een kwaliteitsslag kunnen maken. Zij zijn nu echt een verlengstuk van onze organisatie. Dat is mooi.